9 عامل برای تخمین بودجه لازم برای حضور در نمایشگاه

تعیین اهداف و مقیاس حضور در نمایشگاه

ابتدا اهداف خود از غرفه‌سازی و شرکت در نمایشگاه را مشخص کنید (مانند افزایش آگاهی از برند، فروش مستقیم، جذب مشتریان جدید یا معرفی محصول جدید). این اهداف به شما کمک می‌کنند تا میزان و نوع هزینه‌هایی که باید انجام دهید را تعیین کنید. با توجه به هدف انتخابی باید مقیاس حضور در نمایشگاه را مشخص کنید. مقیاس حضور شما (مثلاً اندازه غرفه، تعداد کارکنان، تعداد محصولات یا خدماتی که به نمایش می‌گذارید) تأثیر مستقیمی بر بودجه لازم برای حضور در نمایشگاه دارد.

هزینه‌های مربوط به غرفه‌ و غرفه‌سازی

هزینه اجاره فضای نمایشگاهی معمولاً به‌ازای هر مترمربع محاسبه می‌شود. این هزینه بسته به موقعیت، اندازه و نوع نمایشگاه متفاوت است. بسته به پیچیدگی و نوع غرفه، هزینه طراحی غرفه و غرفه‌سازی می‌تواند متغیر باشد. این هزینه‌ها شامل مواد مصرفی، دکوراسیون، تجهیزات صوتی و تصویری، نورپردازی و غیره است. هزینه حمل و نقل مواد و تجهیزات به محل نمایشگاه و نصب آن‌ها را در نظر بگیرید. هزینه‌های مربوط به نگهداری غرفه و خدمات پشتیبانی در طول نمایشگاه (مثل خدمات فنی یا نظافت) را نیز باید لحاظ کنید.

در خصوص هزینه‌ها و قیمت غرفه‌سازی مقالات زیر می‌تواند برای شما مفید باشد:
قیمت غرفه سازی نمایشگاهی: هرچه لازم است در این باره بدانید!
هزینه غرفه سازی: عوامل موثر و راهکارهای کاهش هزینه

تخمین هزینه‌های بازاریابی و تبلیغات

   هزینه‌ی تبلیغات شامل چاپ بروشور، کاتالوگ، کارت ویزیت، بنرها و سایر مواد تبلیغاتی است. هزینه‌های مرتبط با کمپین‌های تبلیغاتی قبل از نمایشگاه مانند ایمیل مارکتینگ، تبلیغات دیجیتال یا ارسال دعوت‌نامه‌های فیزیکی نیز باید در نظر گرفته شود. در طول برگزاری نمایشگاه هم هزینه‌هایی متصور است که شامل تبلیغات در راهنماهای نمایشگاه، اسپانسرینگ رویدادها یا استفاده از صفحات نمایشگر در فضاهای نمایشگاه است.

هزینه‌های مرتبط با فناوری و ارتباطات

  اگر در غرفه‌سازی نیاز به تجهیزات دارید باید آن را پیش‌بینی کنید. هزینه اجاره یا خرید تجهیزات فناوری مثل لپ‌تاپ‌ها، تبلت‌ها، نمایشگرها و سیستم‌های صوتی را برآورد کنید. بررسی کنید که هزینه‌های مربوط به اتصال به اینترنت و ارتباطات در طول نمایشگاه چه میزان است؟

هزینه‌های نیروی انسانی

هنگام آماده‌شدن برای حضور در نمایشگاه، هزینه‌های نیروی انسانی را در نظر داشته باشید. این هزینه‌ها شامل حقوق، اضافه‌کاری و پاداش، سفر، اقامت و پذیرایی کارکنانی که در غرفه کار می‌کنند، خواهد بود. هزینه‌های مربوط به حمل و نقل کارکنان به محل نمایشگاه شامل بلیت هواپیما، قطار یا خودرو  باید در نظر گرفته شود. این هزینه ارتباط مستقیم با ابعاد و اندازه غرفه شما دارد. باید بدانید که چه محصولاتی می‌خواهید ارائه کنید و به چه تعداد از کارکنان نیاز دارید. بر همین اساس، هزینه‌های اقامت در هتل، وعده‌های غذایی و حمل و نقل محلی برای کارکنان باید محاسبه شود. اگر قصد دارید که در غرفه خود پذیرایی کنید، هزینه‌های آن را فراموش نکنید.

تخمین هزینه های متفرقه

برای حضور در نمایشگاه ممکن است نیاز به بیمه برای پوشش خسارات احتمالی در طول نمایشگاه داشته باشید. باید شرکت‌های بیمه را بررسی کنید و یا این که با مسئول برگزاری نمایشگاه در تعامل و از خدمات بیمه پوشش‌دهنده در طول مدت حضور در نمایشگاه آگاه باشید. برخی هزینه‌های قانونی و مالیات‌های محلی که ممکن است برای شرکت در نمایشگاه لازم باشد را در نظر بگیرید و در همان ابتدا از این هزینه‌ها مطلع شوید. سایر هزینه‌های غیرمنتظره که ممکن است در طول نمایشگاه پیش بیاید را نیز در نظر بگیرید.

بررسی گزینه‌های کاهش هزینه

می‌توانید به دنبال راه‌هایی برای کاهش هزینه‌ها بدون افت کیفیت باشید. مثلاً کاهش تعداد روزهای اقامت، یا اشتراک هزینه‌ها با یک غرفه‌دار دیگر از مواردی است که می‌توانید به آن‌ها فکر کنید. در بسیاری از موارد، هزینه‌های اجاره فضا، طراحی غرفه و حتی خدمات جانبی قابل‌مذاکره هستند. مذاکره با تأمین‌کنندگان و برگزارکنندگان نمایشگاه می‌تواند به کاهش هزینه‌ها کمک کند. اگر بودجه شما محدود است، می‌توانید به دنبال همکاری با دیگر شرکت‌ها برای اسپانسرینگ مشترک غرفه باشید.

تخمین نهایی و ایجاد بودجه

برای تخمین بودجه لازم برای حضور در نمایشگاه تمامی هزینه‌های ذکر شده را باهم جمع‌بندی کنید. همواره 10 تا 15 درصد از بودجه را به‌عنوان ذخیره برای هزینه‌های پیش‌بینی نشده در نظر بگیرید. بودجه تخمینی را با تیم خود و مدیریت شرکت بررسی کنید و در صورت نیاز تغییرات نهایی را اعمال کنید. 

تخمین هزینه حضور در نمایشگاه

همیشه برنامه جایگزینی داشته باشید که اگر هزینه‌ها از حد پیش‌بینی‌شده فراتر رفتند یا نیاز به تغییرات فوری پیدا کردید، بتوانید بدون ایجاد اختلال در برنامه، بودجه خود را مدیریت کنید. به‌عنوان‌ مثال می‌توانید به ‌جای لغو کامل برنامه، اندازه غرفه را کاهش دهید تا هزینه‌ها پایین بیاید یا این که اقامت کارکنان در نمایشگاه را به حداقل ممکن کاهش دهید.

نتیجه‌گیری

تخمین دقیق بودجه به‌منظور حضور در نمایشگاه نیاز به بررسی دقیق و جامع دارد. با درنظرگرفتن تمامی جزئیات و استفاده از روش‌های مختلف برای بهینه‌سازی هزینه‌ها و افزایش بازگشت سرمایه، می‌توانید حضور موفق‌تری در نمایشگاه داشته باشید و منابع مالی خود را به بهترین شکل ممکن مدیریت کنید.
همچنین برای حضور موفق در نمایشگاه می‌توانید مطلب زیر را هم مطالعه کنید:
۶ نکته برای حضور موفق در نمایشگاه
۵ دلیل شکست غرفه نمایشگاهی